Pět důvodů, proč při dlouhodobé práci z domova nejsme výkonní

Jak produktivně spolupracovat, když nejste spolu? To je otázka, kterou teď řeší mnoho vedoucích pracovníků. Covid-19 mění zažité způsoby práce a budování soudržné firemní kultury, udržování produktivity a zapojení zaměstnanců je náročnější než kdy jindy. Kromě toho, že se lidé často cítí izolovaní, mnohým chybí motivace, pokud nejsou obklopeni svými spolupracovníky.

Jsme svědky boření různých mýtů, mimo jiné i toho o větší efektivitě práce z domova. Ukazuje se, že dlouhodobý home-office snižuje výkonnost pracovníků – údaje z různých zdrojů se rozcházejí v tom, zda o desetinu nebo o třetinu. Důvodem je zejména to, že na home-office se musely rázem přesunout celé týmy bez ohledu na to, zda je jejich činnost pro tento způsob práce vhodná. Jaké jsou hlavní důvody toho, že distribuované týmy bojují s produktivitou?

Nedostatek komunikace

Týmová práce v distribuovaném kolektivu vyžaduje komunikaci, která se výrazně liší od spolupráce na jednom pracovišti. Lidé, kteří jsou zvyklí chodit ke stolu kolegy nebo odchytit ho v kuchyňce a využít příležitost k hovoru o pracovních záležitostech, se při práci z domova ocitají v problémech. Proto je důležité vybavit pracovníky účelnými nástroji pro spolupráci, ale umožnit jim i neformální komunikaci, aby udržovali sociální vazby.

„Osobní interakci asi nejlépe suplují videokonference, které nabízejí kvalitní přenos zvuku i obrazu i možnost sdílet dokumenty a spolupracovat při jejich editaci. Pro osvěžení vztahů je pak dobré například zahajovat videoschůzky neformální otázkou, nebo dokonce pořádat virtuální happy hours,“ říká Michal Černý zastupující videokonferenční řešení Lifesize v ČR.

Plánování

Při práci z domova zaměstnanci často nesdílejí plány práce se svými spolupracovníky. Také většinou není stanovena jednotná pracovní doba, členové kolektivu mohou být dostupní v jiných hodinách, včetně méně tradičních časů během nocí a víkendů. Tak vznikají konflikty v plánování a narušují činnost celého kolektivu.

„V nynější situaci je nutné vytvořit jasné a stručné normy pro spolupráci týmů. Zkuste například naplánovat týdenní videokonference a vytvořit týmová fóra pro komunikaci, jako je Slack nebo Teams, která jsou efektivní a zahrnují všechny členy týmu,“ radí Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro.

Technologické problémy

Práce z domova se do značné míry spoléhá na využití technologií, takže když zařízení přestane fungovat, mohou být někteří členové týmu odříznutí od komunikace se svými spolupracovníky. Ať už se jedná o vybitou baterii, slabé WiFi, problémy s internetem, s počítačem nebo zpoždění během konferenčního hovoru, technologické problémy mohou rozhodně snížit produktivitu. 

„Práce z domova klade vyšší požadavky na počítačové dovednosti zaměstnanců, což při nuceném přesunu na home-office bolestivě pocítilo mnoho firem,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. „Pravidelné zvyšování uživatelských znalostí zaměstnanců, a především jejich povědomí o pravidlech bezpečnosti se firmám vyplatí – lidé neztrácejí zbytečně čas řešením banálních problémů s technikou, a především se nedopouštějí z neznalosti hrubých chyb, jimiž mohou ohrozit firemní systémy a data.“

Nejasné stanovení cílů

K dosažení co nejproduktivnější spolupráce je nutné také jednoznačně stanovit cíle, jimž musí každý člen týmu porozumět a vědět, jaká je jeho úloha. Nezbytnou podmínkou je i stanovení termínů pro splnění dílčích úkolů. Práce ve stanoveném časovém rámci je konkrétní proaktivní způsob, jak podpořit motivaci.

„Důležité je klást důraz na zodpovědnost jednotlivých lidí, bez toho neodevzdávají práci včas, případně vůbec. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby manažeři pravidelně sledovali činnost týmu, ať už se jedná o pravidelnou kontrolu cílů nebo videohovory se shrnutím realizovaných činností,“ radí Andrej Hronec.

Absence interakce

Osobní komunikace je nenahraditelnou součástí firemní kultury, a proto je vhodné realizovat týmové schůzky formou videokonference častěji. Kontakt „tváří v tvář“ s kolegy nejen snižuje pocit fyzické vzdálenosti, ale vytváří méně izolované pracovní prostředí, které motivuje zaměstnance k většímu zapojení. Navíc tato interakce umožňuje rychleji reagovat než mailová komunikace a celkově snižuje četnost zmatků. 

„Lidé jsou závislí na vzájemné komunikaci, proto je fatální chybou tento aspekt zanedbávat. Bez stálé pracovní doby se týmy rozvolňují a produktivita klesá. Klíčem k úspěchu je stanovení jasných cílů a lhůt, stanovení odpovědnosti a upřednostňování osobní komunikace. Pokud tým tyto dovednosti využívá, může zůstat produktivní i při vzdálené spolupráci,“ uzavírá Michal Černý.

Komentáře